Přemýšleli jste někdy o tom, jaký dopad má práce s dokumenty na váš každodenní život? Od chybějících dokumentů po chyby, které se objevují v důležitých smlouvách a návrzích – dokumenty mohou být důvodem mnoha smutných okamžiků v životě kancelářských pracovníků všude na světě. Společnosti se musejí úspěšně vyrovnávat s mnoha skrytými výzvami. Na následujících řádcích odhalujeme některé z nich.
1) Kancelářský pracovník tráví polovinu pracovní doby vytvářením a přípravou dokumentů.
Právě proto je proces správy dokumentů tak důležitý. Jde o spoustu dokumentů – tištěné, naskenované, v PDF. A všechny musejí být řádně zařazené, snadno prohledávatelné a připravené k opakovanému používání.
2) Více než 54 % lidí ve velkých organizacích nemá k dispozici editory PDF.
To znamená, že pokaždé, když je potřeba upravovat nebo převádět dokumenty PDF, musejí tito lidé trávit čas hledáním řešení online nebo používat nějaká alternativní řešení. Možná to je důvod, proč…
3)… 46 % kancelářských pracovníků naráží při úpravách dokumentů PDF na problémy.
PDF je běžný formát dokumentů, a tak si představte, kolik času se na takovém rutinním úkolu vyplýtvá – takový úkol není nic složitého, ovšem musíte mít k dispozici kvalitní nástroj k jeho zvládnutí.
4) 77 % kancelářských pracovníků přepisuje text z tištěných dokumentů několikrát za měsíc, případně i častěji.
Jde o nejvíc kontraproduktivní úkol, který je zároveň zabijákem motivace. Bez debat.
5) 4 z 10 kancelářských pracovníků potřebují porovnávat texty dvou verzí stejného dokumentu.
Změny ve smlouvách, certifikátech, zprávách apod. je obvykle potřeba sledovat a porovnávat s originálem. Kontrola po jednotlivých řádcích je ovšem velmi únavná, časově náročná a dochází při ní k chybám.
6) Čas vyplýtvaný na řešení problémů s dokumenty vychází organizace nejméně na 100 000 Kč ročně.
Z pohledu mnoha manažerů a profesionálů z oblasti pořizování vybavení IT jde o velmi nepříjemnou statistiku. Pokusy o krátkodobé snížení nákladů, byť ověřené a funkční, jsou z dlouhodobého hlediska v zásadě málo použitelné.
Tyto statistiky odhalují, proč vám software pro zvýšení produktivity práce s dokumenty, např. ABBYY FineReader 14, dokáže usnadnit každodenní práci. Jde o komplexní řešení, s nímž zvládnete veškeré úkoly související s dokumenty.
- Editor PDF: upravujte texty a obrázky, spojujte nebo rozdělujte stránky, přidávejte komentáře a vytvářejte PDF z libovolných souborů – a mnoho dalšího.
- Upravujte bez problémů skeny dokumentů a obrázky nebo je převádějte do formátů aplikací Word, Excel, PowerPoint, PDF s možností vyhledávání i dalších formátů.
- Porovnávejte dokumenty: program zvýrazní důležité rozdíly v textu mezi dvěma verzemi téhož dokumentu, i když jde o porovnávání různých formátů (např. PDF a naskenované kopie).
Stáhněte si zkušební verzi aplikace FineReader 14 a zvyšte produktivitu kanceláře již dnes.
