PRÁVNÍ SERVIS | Od října loňského roku je v účinnosti novela zákoníku práce, která mimo jiné podstatným způsobem změnila pravidla kompenzace nákladů, které zaměstnancům vznikají v souvislosti s výkonem práce na dálku. Na co mají zaměstnanci nově nárok a jak se nová pravidla uplatňují v praxi?
Kompenzace nákladů při výkonu práce na dálku není v českém právním řádu žádnou novinkou. Již před zmiňovanou novelou zákoníku práce platilo, že náklady, které zaměstnanci vznikly v souvislosti s prací na dálku, měl nést zaměstnavatel. Proplácení těchto nákladů však zdaleka nebylo na pracovním trhu standardem. Nová podrobná právní úprava toto změnila. Zakotvením tří různých režimů kompenzace nákladů poskytla zaměstnavatelům větší míru flexibility a alespoň částečně je též zbavila administrativní zátěže.
Náhrada nákladů v prokázané výši
Základním pravidlem při náhradě nákladů souvisejících s výkonem práce na dálku je, že zaměstnavatel hradí skutečné náklady spojené s výkonem práce na dálku ve výši, kterou zaměstnanec prokáže, není-li mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem dohodnuto jinak anebo nestanoví-li jinak interní pravidla zaměstnavatele.
Režim hrazení nákladů v prokázané výši zůstal v českém právním řádu zachován i po novele zákoníku práce. Tato varianta však i nadále představuje pro společnosti a jejich zaměstnance podstatnou administrativní zátěž. Její nevýhoda spočívá mimo jiné v tom, že zaměstnanec musí prokazovat nejen výši nákladů, ale také skutečnost, že náklady vznikly právě při práci na dálku. V praxi proto k tomuto modelu dobrovolně přistupuje naprostá menšina zaměstnavatelů.
Paušální náhrada nákladů
Novinkou při kompenzování nákladů souvisejících s prací na dálku je možnost zaměstnavatele hradit náklady v paušální výši stanovené vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí. Pro rok 2024 tato částka činí 4,50 Kč za každou započatou hodinu práce.
Kompenzace ve formě paušální částky náleží zaměstnanci v případě, kdy je její poskytování písemně sjednáno (v individuální pracovní smlouvě, dohodě o výkonu práce na dálku či kolektivní smlouvě) nebo jednostranně stanoveno vnitřním předpisem zaměstnavatele. Paušální částka je splatná nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, ve kterém na ni zaměstnanci vzniklo právo.
V soukromém sektoru je rovněž dovoleno hradit náklady paušálně v libovolné částce vyšší, než je stanovena příslušnou vyhláškou, například 8 Kč za každou započatou hodinu práce. V takovém případě však musí společnosti vzít na vědomí, že rozdíl mezi výší paušální částky dle vyhlášky a částkou proplácenou zaměstnavatelem je považován za příjem zaměstnance a podléhá dani z příjmů.
Lze právo na náhradu nákladů vyloučit?
Novelizovaný zákoník práce připouští dohodu zaměstnance a zaměstnavatele o tom, že zaměstnanci náhrada nákladů v souvislosti s výkonem práce na dálku nebo jejich část nepřísluší. Na rozdíl od režimu paušální náhrady nákladů je tato varianta přípustná pouze na základě vzájemné dohody zaměstnance a zaměstnavatele. Vnitřní předpis zaměstnavatele nemůže kompenzaci nákladů jednostranně vyloučit.
Jaká pravidla platí pro dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr?
Oproti zaměstnancům s pracovní smlouvou mají zaměstnanci pracující na základě dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti nárok na náhradu nákladů souvisejících s prací na dálku pouze v případě, že je toto právo výslovně sjednáno se zaměstnavatelem. V opačném případě „dohodářům“ automatická náhrada nákladů při práci z domova nepřísluší.
Závěrem z praxe
Praxe posledních měsíců potvrdila, že systém prokazování skutečně vynaložených nákladů je zejména pro větší společnosti nevhodný a nepraktický. Řada zaměstnavatelů proto přistoupila k paušální náhradě nákladů. Oblíbeným benefitem se rovněž stalo poskytování paušální náhrady v částce nad zákonem stanovené minimum. Zhruba třetina dohod pak právo na náhradu nákladů vylučuje.
Zejména mezinárodní společnosti však ke kompenzaci nákladů přistupují alternativně (typicky způsobem zaběhlým v zahraničí, který se snaží přizpůsobit českým podmínkám). Zda bude legislativa na tyto modifikace a další potřeby praxe dále reagovat, prozatím zůstává otázkou.
Bird & Bird
Autory článku jsou Karolína Mládková a Filip Hron z advokátní kanceláře Bird & Bird, která je partnerem rubriky Právní servis na INFO.CZ a garantem oblasti digitálních technologií, práva duševního vlastnictví a pracovního práva.
