PRÁVNÍ SERVIS | Asi je zbytečné uvést tento článek povídáním o přínosech digitalizace. Co si budeme nalhávat, digitalizace je sexy, digitalizace je nutná. Společnosti, které se nesnaží dostat své zákazníky místo do poboček k počítačům či mobilním telefonům a prodat jim své produkty či služby plně online, jsou dnes za dinosaury. A stejně jako v pradávné době, se zdají být i dnešní dinosauři odsouzeni k budoucí záhubě.
Ačkoliv digitalizace není úplně raketová věda, přesto nelze říct, že to lze udělat se zavřenýma očima. Alespoň základní znalosti či jistá zkušenost jsou dobrými předpoklady pro úspěšný přechod k modernímu způsobu podnikání. Jaká jsou tedy základní pravidla vzdáleného uzavíraní transakcí?
ZOHLEDNĚTE ROZDÍLY MEZI PAPÍROVOU A ELEKTRONICKOU PODOBOU
Vždy, když se potkám s novým klientem a začínáme se bavit o digitalizaci, jako první se zaměříme na její základní princip. Tradiční způsoby uzavírání obchodů a papírový svět mají své zažité konvence a mechaniky. Obecně se může zdát, že tyto konvence a mechaniky lze jednoduše přenést do elektronického světa. Nicméně z mé zkušenosti by takový postup zůstal tzv. na půli cesty.
Když dám příklad, klasický vlastnoruční podpis skýtá výhodu v tom, že vzniká pohybem ruky dané osoby a tento proces nelze nijak nahradit.
Elektronické podpisy vznikají na základě elektronických podpisových certifikátů a/nebo po elektronické autorizaci. Zde je hned patrný rozdíl, že i když by takové certifikáty či přístupové údaje měly být zabezpečené, jejích únik a následné zneužití teoreticky nastat může.
Na druhé straně vám ale elektronické podpisy (vyjma nejnižších úrovní) zabezpečí výsledný dokument proti následným změnám. U ručně sepsaných papírových smluv naopak nelze teoreticky vyloučit následné dopsání části textu.
Z výše uvedených příkladů je patrné, že papírová i elektronická podoba má každá své výhody a nejlepším postupem je cíleně z těchto výhod těžit a vždy si vybrat tu podobu jednání, která je pro daný případ vhodnější.
S ELEKTRONICKÝMI DOKUMENTY JEN ELEKTRONICKY
Přirozeným rozvedením předchozího tipu je doporučení nemíchat papírový a elektronický svět. Jednoduše řečeno, vytisknout dokument s elektronickým podpisem a pak ho dopodepsat ručně není ideální, stejně jako není ideální naskenovat papírový návrh smlouvy s vlastnoručním podpisem protistrany a pak ke scanu připojit elektronický podpis.
ZVOLTE ÚROVEŇ ELEKTRONICKÉHO PODPISU PODLE VÝZNAMU TRANSAKCE
Pokud se rozhodnete pro přechod k elektronickým podpisům, pak mám pro vás zprávu, že elektronické podpisy mají několik úrovní. Od tzv. prostých podpisů, přes zaručené a uznávané, až k nejvyšší formě tzv. kvalifikovaného elektronického podpisu. Zjednodušeně platí, že čím vyšší úroveň, tím lepší zabezpečení proti zneužití, avšak někdy za cenu menší intuitivnosti a uživatelské přívětivosti jeho používání.
Každá úroveň však bude mít své uplatnění v příhodné situaci. Pokud zrovna nebudete podepisovat největší transakci svého života, ale například si se svým kamarádem e-mailem potvrdíte malou půjčku ve výši 100 Kč, budou nižší úrovně elektronických podpisů praktičtější volbou.
NEBOJTE SE KVALIFIKOVANÝCH PODPISŮ
Nicméně pokud se bude jednat právě o větší transakci, kvalifikované podpisy byly navrženy tak, aby zabezpečily podepisující strany proti podvodům či jiné právní nejistotě. A ačkoliv se může zdát, že „kvalifikované podpisy jsou komplikované“, ve skutečnosti často postačí pouze jedna návštěva u jedné ze tří českých certifikačních autorit, a je hotovo. Navíc minimálně jedna česká certifikační autorita má pobočky tzv. na každém rohu.
MŮŽETE VYUŽÍT I TZV. PODPISOVÉ PLATFORMY
V dnešní době již rozhodně neplatí, že si za každých okolností musíte „obstarat elektronický podpis“ sami a následně jím podepisovat. Na trhu existuje spousta služeb umožňující elektronické podepisování – tzv. podpisové platformy. Zde pouze pozor na to, že není podpisová platforma jako podpisová platforma. Stejně jako existuje několik úrovní elektronických podpisů, i podpisové platformy nabízejí různé úrovně elektronického podepisování a někdy dokonce stejná platforma může existovat v několika variantách.
ÚROVEŇ PODPISU NEJLÉPE POZNÁTE PŘÍMO VE VÝSLEDNÉM ELEKTRONICKÉM DOKUMENTU
Pokud se rozhodnete digitalizovat, tak to neznamená, že elektronicky budete podepisovat pouze za vaši společnost. Zároveň patrně budete rovněž přijímat elektronicky podepsané dokumenty od vašich obchodních partnerů.
Nejlepším způsobem, jak poznat, jakou úroveň podpisu vám partner poslal, je naučit se poznávat tyto úrovně přímo v zaslaném elektronickém PDF dokumentu.
PŘIPRAVTE SE NA BUDOUCÍ PROKAZOVÁNÍ ÚROVNĚ PODPISU
Našim klientům, zejména větším společnostem, nezřídka pomáháme při zavádění středních (zaručených) úrovní podpisů. Jedná se o podpisy, které zajímavě kombinují rozumnou míru bezpečnosti a uživatelské přívětivosti. Nejdůležitější u zaručených podpisů je správné provázaní podpisu na podepisující osobu, vytvoření tzv. auditní stopy a příprava postupu pro prokazování úrovně podpisu v případě sporu.
PORAĎTE SE O MOŽNOSTi DIGITALIZACE VE SPECIFICKÝCH OBLASTECH
Předchozí tipy se vesměs týkají přechodu na digitalizaci obecně. Je však několik málo specifických oblastí, kde mohou existovat zvláštní požadavky na úroveň podpisu (např. oblast HR, koupě nemovitosti apod.). Zpravidla postačí se pouze poradit s odborníkem na danou oblast, nicméně digitalizovat lze i v těchto oblastech.
NEZAPOMEŇTE NA ARCHIVACI
Pokud jsem v prvním tipu zmínil rozdíly mezi papírovým a elektronickým světem a zdůraznil, že v elektronickém světě je potřeba se chovat elektronicky, pak v devátém tipu navazuji připomenutím, že elektronické smlouvy je také vhodné archivovat elektronickými způsoby. U vyšších úrovní podpisů to nemusí nutně znamenat, že elektronická smlouva se pouze „nechá v počítači“, ale potřebu archivace s přehledem vyřeší služba elektronické archivace.
VYUŽIJTE DIGITALIZACI JAKO PŘÍLEŽITOST
Závěrem pro vás máme poslední tip. Pokud úspěšně přejdete na elektronické uzavírání obchodů, otevřou se vám možnosti pro další zefektivnění vašeho podnikání. Můžete zrychlit kontakt se zákazníky, odbourat transakční náklady či zjednodušit agendu vašim zaměstnancům. Tyto možnosti určitě využijte a nezůstaňte pouze při tom, že jste začali využívat elektronické podpisy. Byla by to velká škoda.
Deloitte Legal
Autorem článku je Jan Kuklinca, Senior Managing Associate z advokátní kanceláře Deloitte Legal, která je partnerem rubriky Právní servis na INFO.CZ a garantem oblastí právo životní prostředí a digitální právo.
