Vašíček nabízí valné hromady online. Na projektu spolupracoval s viceprezidentem Notářské komory

Jan Januš

05. 10. 2020 • 06:00
Advokátní kancelář Vašíček a partneři připravila během jarní koronavirové krize projekt distančních valných hromad, který nyní nabízí klientům. Řadu souvisejících právních nejasností při přípravách diskutovala s viceprezidentem Notářské komory ČR Pavlem Bernardem. I když v uplynulých týdnech nebyl o službu podle kanceláře zatím příliš velký zájem, potřeba takovýchto jednání v online prostoru může být nyní - i kvůli ode dneška platícímu nouzovému stavu a dalšímu vývoji koronavirové pandemie - výraznější. Každopádně jde o zajímavou advokátní a notářskou inovaci. „U malých valných hromad spatřujeme velký benefit jejich distančního uspořádání i do budoucna, neboť mnohdy jejich účastníci neradi ztrácejí čas cestou a organizací termínu jednání u notáře a velmi by tak uvítali možnost zrealizovat valnou hromadu odkudkoliv,“ říká totiž v rozhovoru pro INFO.CZ vedoucí partner kanceláře Milan Vašíček.

Jak byste popsal projekt vaší kanceláře Distanční valné hromady?

Stejně jako všichni ostatní jsme v jarním období koronavirové krizi přešli na distanční poskytování právních služeb a s klienty jsme se potkávali spíše na obrazovkách počítačů než v zasedacích místnostech kanceláří. Logicky jsme pak přemýšleli i o tom, co budeme dělat v případě, že by nás virus dostatečně rychle neopustil a že bychom třeba museli realizovat malé i velké valné hromady. U malých valných hromad spatřujeme velký benefit jejich distančního uspořádání i do budoucna, neboť mnohdy jejich účastníci neradi ztrácejí čas cestou a organizací termínu jednání u notáře a velmi by tak uvítali možnost zrealizovat valnou hromadu odkudkoliv. U velkých valných hromad stále zůstává mnoho otazníků a mohou zde také nastat velké komplikace. Jedná se tak o určitou „obranu“ pro případ vypuknutí velké epidemie, kde by realizace valné hromady o účasti velkého množství osob dost možná s ohledem na restrikce shromažďování byla nemožná.

Distanční valné hromady by tak mohly v klidných časech šetřit čas a v časech nebezpečných by mohly zamezit riziku šíření koronaviru nebo jiných nemocí, avšak mohly by také v některých obdobích být jediným možným řešením. Bohužel však s sebou tento projekt přináší určité výzvy, které při střetu světa technologií a práva stále potkáváme.

S kým jste na projektu spolupracovali?

Co se týká prvotního „tvůrčího procesu“, tento jsme byli schopni zvládnout interně v rámci kanceláře s kolegy, kteří se obchodnímu právu a právu obchodních korporací věnují. Jakmile jsme začali narážet na otázky týkající se notářů a jakmile jsme měli k dispozici pracovní a funkční koncept, který bylo třeba „schválit“ notářem a na který bylo třeba podívat se notářským okem, byla pro nás volba spolupracujících notářů poměrně nenáročná a naše úvahy velmi přímočaré. Již více než čtvrtstoletí spolupracujeme s notářskou kanceláří Voříšek, Pernicová, Bernard. Díky funkčnímu profesionálnímu vztahu jsme za dlouhou dobu spolupráce již zvládli společně vyřešit nejednu koncepční změnu.

Pan Mgr. Pavel Bernad je navíc viceprezidentem Notářské komory ČR a byli jsme tak schopni získat názory jednoho z těch nejpovolanějších, který je navíc skvěle seznámen s plánovanou novelou notářského řádu, jež se nyní nachází ve sněmovně.

Je o tuto služby nyní zájem?

Byť jsme zaznamenali během léta opět nárůst poptávek po osobních schůzkách a byť byl svět „onlinu“ rychle opuštěn, myslíme si, že přinejmenším u menších valných hromad po těchto službách stále existuje poptávka. Valnou hromadu lze vyřešit odkudkoliv, bez složité organizace a s minimální časovou investicí. U velkých valných hromad je situace dle našeho názoru spíše opačná a jsou i při distanční realizaci velmi organizačně náročné. Zde je primárním iniciátorem poptávky po „online“ valných hromadách nouze, která prozatím opadla. Riziko toho, že by někteří akcionáři napadali platnost usnesení se eliminuje poněkud složitěji.

Nabízí ji podle vašich informací ještě někdo jiný?

Řada velkých společností řeší otázku valných hromad formou hlasování per rollam, kdy to pro ně má i přínos obchodní – nemusí si rezervovat velký sál, kupovat chlebíčky pro drobné akcionáře, když prakticky nemají možnost ovlivnit výsledek hlasování a podobně. Na druhou stranu se musí nějaký způsobem vypořádat třeba s právem na vysvětlení apod. Úvahy o „online“ valných hromadách, realizovaných na základě poptávky klientem, jsme ale ve větším měřítku od nikoho nezaznamenali.

Jak řešíte zabezpečení celého přenosu?

Samozřejmostí je volba platformy, která poskytuje dostatečné bezpečností záruky přenosu pomocí end-to-end, in transit a at rest šifrování, a která nám umožňuje kontrolovat jednotlivé účastníky před samotným vstupem na valnou hromadu, jako i během ní. Dalším aspektem volby platformy jsou třeba i možnosti hlasování, tedy zda jde hlasovat tajně, pouze určené osobě, veřejně a tak dále. 

Zároveň však platforma nesmí být omezující a musí účastníkům umožnit připojit se prakticky za pomoci jakéhokoliv zařízení – telefonu, tabletu nebo počítače bez ohledu na operační systém a ideálně i bez nutnosti instalace rozhraní. Toto je snáze řešitelné při menších valných hromadách, při větších valných hromadách typicky nad 100 účastníků zde již existují určité technologické limitace.

Jak ověřujete totožnost jednotlivých společníků a jak jste se vypořádali se související ochranou osobních údajů?

V tomto případě záleží především na volbě klienta, neboť v kombinaci s jeho rozhodnutím jsme schopni vybrat takovou platformu, která nám potom udává limitace a možnosti identifikace společníků. Byť Notářská komora nemá problém s jednoduchým ověřením na základě jednoduchých faktorů jako předložení dokladu totožnosti (ukázání na kameru) a ověření podobizny, potvrzení totožnosti předsedajícím, u velké valné hromady to může otevírat cestu pro její napadání a pak je namístě uvažovat například nad poskytnutím bank ID, eObčanky, NIA ID nebo různými kombinacemi. V zásadě se ale vždy jedná o multifaktorovou identifikaci, přičemž konkrétní přísnost ověřování totožnosti již musí na základě zvážení pro a proti rozhodnout klient.

Ochrana osobních údajů bude samozřejmě řešena pomocí informování o zpracování osobních údajů, které defaultně existuje jak v platformě samotné, tak nad rámec tohoto by je správně měla poskytovat případně také společnost, která valnou hromadu svolává a označit pak nás, potažmo notáře, jako zpracovatele. Notář i my jakožto advokáti jsme pak samozřejmě vázáni nejen účelem zpracování, ale také mlčenlivostí nad rámec již výše uvedeného.

Jak se v těchto případech hlasuje?

U hlasování je potřeba uvažovat celou řadu variant – tajné či veřejné, různé rozhodovací většiny, archivace pro pozdější přezkum či odpovědnost, zmíněné hlasování pokud možno v jeden okamžik, sistace hlasovacího práva a podobně. 

Jednotlivé situace, stejně jako třeba průběh valné hromady, je třeba řešit v podmínkách valné hromady, které budou typicky účastníkům zaslány spolu s pozvánkou na valnou hromadu. Tyto se mohou lišit v závislosti na zvolené platformě a zadání klienta a budou také jedním z hlavních dokumentů, kterému bude před samotným konáním valné hromady třeba věnovat pozornost.

Lze řešit situaci, kdy by vypadlo během valné hromady připojení, či nastal jiný technický problém?

Předcházet tomu lze pouze pomocí volby dostatečně robustní platformy, avšak je možné připravit si „krizové scénáře“ pro situace, kdy někomu vypadne připojení. Typicky je možné s ttímto nakládat stejně, jako kdyby člověk odešel v průběhu běžné valné hromady na toaletu a je tak namístě umožnit účastníkům na helpdesk nahlašovat výpadky připojení. Na malé valné hromadě opět postačí zvednout telefon a ověřit u konkrétní osoby, proč případně nereaguje, takže se zde situace podchytí mnohem dříve.

Řada souvisejících právník otázek nebyla dosud řešena. Co by bylo třeba podle vás ještě vydiskutovat?

Do budoucna bude určitě zajímavé sledovat, jak se k jednotlivým sporům, které v budoucnu v souvislosti s distančními valnými hromadami jistě vzniknou, budou stavět soudy. Jako velmi pozitivní lze určitě vnímat to, že Notářská komora je na „digitální svět“ v oblasti valných hromad velmi dobře připravena a že je otevřena nejednomu řešení.

SDÍLET