Češi vládnou světu digitálních eventů. Objevují a vytváří úplně nové odvětví

Vladimír Piskáček

08. 01. 2021 • 18:54
Fatálně postižné koronavirovou krizí je pořádání konferencí, hudebních akcí či velkých společenských a firemních setkání. Například eventový byznys je již téměř rok v podstatě mrtvý a řada expertů navíc pochybuje, že se po skončení pandemie vrátí ve staré podobě. Firmy, globální i lokální, totiž pomalu objevují nový způsob komunikace se zaměstnanci i klienty.

Svět on-line konferencí vzniká překotnou rychlostí. Poté, co se firmy často protrápily poradami konanými přes Zoom či Teams, začínají vznikat produkty, které jdou o několik řádů dál. Snaží se nahradit fyzickou přítomnost spektakulární virtuální akcí. A začíná se jim to dařit. 

V čele tohoto globálního pelotonu jedoucímu závod o uživatelsky příjemné řešení, umožňující na dálku propojit svět pro tisíce lidí účastnících se jedné akce, jsou české firmy. Technologická a eventová firma XLAB díky novému know-how a technologiím získala ve spolupráci s JAD Productions (Yemi AD) loni v prosinci na jednom z nejvýznamnějších světových festivalů eventů a živé komunikace BEA World čtyři velké ceny. Kapacity má v současné době zamluvené na dlouho dopředu. Mezi její klienty patří jak globální firmy jako Microsoft, tak tuzemské firmy působící po celém světě, jako je Home Credit. 

XLAB je jednou z nejvýznamnějších a největších českých eventových firem. V uplynulých letech se podílela na realizaci obrovských akcí, její lidé dělali konference Engage pro Social Bakers, akce pro Coca Colu, Porsche, Lidl, Mercedes či Adidas. Proslavili se videomappingy na Národní muzeum, firma se podílela na největších koncertech a živých show. Loni v březnu její byznys v podstatě zmizel.  

Stačilo se uklidnit a přestat zmatkovat

„Skončilo to ze dne na den. Zatímco řada jiných eventových firem propadla beznaději, náš šéf se na měsíc zavřel s kolegy z Happenee (přední česká firma vyvíjející softwarovou platformu pro digitální eventy). Stačilo se uklidnit, přestat zmatkovat a po měsíci jsme měli úplně nový produkt,“ říká šéf produkce pražské firmy XLAB Jan Kočí. 

A tím produktem není staticky přenášená konference přes Zoom či Teams, tím produktem je virtuální show s hologramy, živým přenosem z virtuálních hal a konferenčních sálů napříč kontinenty. XLAB těží z toho, že kromě zabezpečení velkých akcií měl blízko i k digitálním technologiím, které ve své produkci ve velkém využíval již v minulosti. „Naší komparativní výhodou je, že jsme vždycky dělali vizuálně a technicky náročné projekty,“ uznává Kočí.

Moderní virtuální konference podle něj není jedno řešení, je to know-how postavené na již existujících technologiích. „Udělat virtuální konferenci není jen o jejím přenosu. Musíte speakery naučit, jak mluvit s lidmi, jak pracovat s moderátorem, musíte vyřešit situaci, kdy jeden ze speakerů je ze země, kde je problém s připojením. Moderátoři, často top manažeři globálních firem, se musí naučit pohybovat na zeleném prostředí, na kterém je snímáme. Vše musí vycházet na vteřiny. Je to komplexní záležitost,” říká Kočí. 

Připojení ze čtyř kontinentů

Pro jednu z globálních lékařských amerických firem připravuje XLAB na letošní leden konferenci, jejíž účastníci se ve virtuálním sále budou připojovat z řady zemí na čtyřech kontinentech. 

„Přes svátky si naši kolegové odjeli odbýt karanténu do zemí, ze kterých se bude vysílat. To proto, aby mohli obsluhovat studio se speakerem z dané oblasti. Jedno studio je v Curychu, další studio je v Londýně, další jsou rozmístěna v Americe. I s pomocí hologramů budou šéfové firmy, pro kterou řešení připravujeme, diskutovat s hosty z jiné strany planety. A toho všeho se budou živě on-line účastnit stovky zaměstnanců firmy. Zapojíme do procesu šest režií,” uvádí Kočí a doplňuje, že v současné době XLAB firma dodává on-line konference pro globální firmy s tím, že české pobočky k nim připojuje.

„Jedinou společností, která to dělala obráceně, tedy že z Česka pořádala globální interní summit pro stovky svých top manažerů, byl Home Credit,” popisuje šéf XLAB Jindřich Trapl dosud největší on-line event, který XLAB udělal. Konferenci pro Home Credit organizovala jako generální dodavatel agentura PPAM, která konsolidovala jak požadavky firmy, tak možnosti XLABu či Happenee. 

Home Credit, který působí především v asijských zemích, tradičně dělal fyzické interní konference, na které se lidé z celého světa slétali do Česka. Pandemii firma vzala jako příležitost k experimentu a ve spolupráci s XLAB připravila globální virtuální konferenci, na kterou on-line přizvala spíkry z celého světa.

Na konferenci paralelně probíhaly přednášky a debaty na několika stanovištích v oddělených „sálech“, tak jak to bylo běžné na velkých fyzických setkáních. K dispozici byl bar, game room, prostor pro on-line meditaci a jógu. Podle globální ředitelky HR ve skupině Home Credit Renaty Mrázové firma považuje uskutečnění takto velké on-line konference za obrovský úspěch a hodlá ji opakovat. 

„Všem nám fyzický kontakt s kolegy strašně chybí a těšíme se, až se budeme moci znovu potkávat. Na druhé straně již teď ve vedení firmy plánujeme, že podobou on-line akci budeme dělat častěji než jednou ročně, i když budoucnost vidíme v nějaké hybridním modelu,” uvedla Renata Mrázová.

Technologie se vyvíjejí skokově

Podle Jindřicha Trapla se firmě paradoxně díky koronaviru otevřel svět. „Technologie se vyvíjejí v posledním roce neuvěřitelně rychle. Skokově. Navíc, vše co používáme, již bylo vymyšleno, jen to nikdo nekombinoval. Dali jsme to dohromady a přestaly pro nás existovat hranice. A to doslova. Je to pro nás osvobození od fyzického místa. Stačí pronajmout studia se zeleným pozadím kdekoli na světě, zapojit naše režie, experty a technologie naše i partnerského Hapenee a nemáme v podstatě žádná omezení. Je úžasné sledovat, jak naši lidé ještě před rokem seděli v přenosových vozech na konkrétních akcích, nyní dělají režii odsud z kanceláří do celého světa,” dodává spolumajitel firmy Trapl. 

Podle něho je klíčem k úspěchu přenést co nejvíce prožitku z klasické off-line konané konference do on-line prostředí. Proto se účastník takové akce, který si od hostesky vyzvedne akreditaci, následně může stavit u baru, či odreagovat v odpočinkových místnostech s hrami. Velmi důležitý je i on-line networking, lidé si tedy mohou napříč kontinenty domluvit schůzku, probrat pracovní záležitosti či jen diskutovat. 

„Jako produkční se snažíme vytvořit zážitek. Tak třeba lidé se musí zaregistrovat, přijít na stánek, měli by mít pocit, že jsou na úplně normální, ‚reálné‘ a nikoliv virtuální akci. Mohou střídat workshopy, sály s přenáškami, zajít si na pivo či oběd, prostě chceme, aby se program co nejvíce podobal tomu, co znají z kamenných akcí,” dodal Jan Kočí. 

Co bude po pandemii?

Velkou neznámou je, jak se firmy zvyklé pořádat interní či externí konference budou chovat po skončení pandemie. Zda se vrátí ke klasickému modelu, nebo již zůstanou v on-line prostředí. Sám Kočí připouští, že si ještě před devíti měsíci neuměl představit, že by ho digitální prostředí pro firemní konference bavilo připravovat.

„Nechtěl jsem dělat on-line, celý život připravuji živé projekty, což bylo to, co mě naplňovalo. Musím ale říct, že již po pár měsících mě možnosti, které jsme schopni v digitálu udělat, naprosto pohltily. Každý den jsme o kus dál, každý den umíme nabízet něco nového. Účastním se disrupce celého odvětví v přímém přenosu,” říká Kočí. 

Jindřich Trapl se domnívá, že velké firmy se k postupům, které využívaly před krizí, již nevrátí. Podle něj možnosti, které nabízí digitální platforma, převáží nad zažitými postupy. „Firmy budou schopné díky těmto možnostem mnohem lépe a častěji interně komunikovat. Myslím si, že nakonec převáží nějaká hybridní možnost. S technologiemi, které již nyní máme, je podle mého názoru nesmysl, aby hlavní (hostující) řečník letěl kvůli hodinové přednášce a večeři přes půl světa. Vždyť my ho přeneseme na holografickou fólii a je mezi námi. Může přednášet, diskutovat a nemusí se trmácet na jiný kontinent,“ míní Trapl s tím, že k firemní výbavě bude kromě zasedacích místností a kanceláří v blízké budoucnosti patřit i televizní studio. „Firmám radíme, aby si ho pořídily. Protože zjistí, že možnosti, jak komunikovat se svými lidmi, se jim obrovsky rozšíří,“ říká. 

Renata Mrázová: V pandemii jsme začali jsme „žít“ již na začátku loňského roku

Část firem v letošním roce výroční konference zrušila, či je odložila na příští rok. Co bylo hlavním důvodem, že vy jste se rozhodli globální akci uspořádat on-line? 

Interní konference top manažerů z celého světa pořádáme v Home Creditu tradičně každý rok. Je to vždy velká událost v Česku a je pro nás hrozně důležitá. V globální organizaci se musíte alespoň jednou ročně zastavit a reflektovat milníky a trendy proběhlého roku, oprášit vizi a misi firmy a pobavit se o strategii. Zvláště teď, kdy digitalizace všeho, co děláme, enormně zrychluje. A velmi důležitá je také týmová sounáležitost: proto má naše leadership konference i obrovskou neformální agendu. Tím, že působíme na devíti trzích, z nichž je každý do značné míry specifický, je ohromně důležité posilovat osobní vazby. Díky těm se pak snadněji sdílejí zkušenosti a týmy jsou schopny si navzájem kdykoliv pomoct.

Co vás vedlo k řešení, které jste vybrali?

Protože podnikáme převážně v Asii, začali jsme „žít v pandemii“ již na začátku loňského roku. Tedy o pár měsíců dříve než velká část globálních firem a mnohem dřív než Česko. Před pandemií naši experti z centrály poměrně často cestovali na trhy, kde podnikáme. A pak to naráz skončilo. Najednou to prostě nešlo. Neustále jsme diskutovali, v jakém okamžiku se možnost cestovat obnoví a zda a jak dělat do té doby globální setkání a porady. Odložit leadership konferenci nás však ani nenapadlo, spíš jsme diskutovali, jak ji zorganizovat. Zda neudělat hybridní formu, že by někdo přiletěl do Prahy, anebo jinam do světa a zbytek by se účastnil virtuálně. Nakonec jsme se rozhodli, že každý zůstane kde je, a uděláme konferenci kompletně virtuálně. Díky tomu jsme mohli z jednotlivých zemí pozvat více lidí, než by mohlo přijet za normální situace. A navíc v těch zemích, kde to okolnosti umožnily, se týmy účastnily konference společně. Bylo za tím ohromné plánování doslova na vteřiny a spousta debat, jak udělat virtuální prostředí, aby všichni „byli na konferenci“ a nikoliv jenom „na dalším videocallu“. Bylo skvělé, že se nám podařilo namíchat obsah tak zajímavě, že to naše manažery opravdu zaujalo. Vystoupili tam hlavní (hostující) řečníci, měli jsme expertní panely, které vedli naši konkrétní byznys-lídři, měli jsme také panelové diskuse s externími spíkry. Byl to úžasný zážitek a jsme pyšní na to, jak se nám to povedlo.

Co bylo hlavním cílem setkání?

Rok 2020 byl velmi těžký. A tak kromě toho, co jsem už zmínila, bylo také nesmírně důležité, aby týmy, které si celou tou složitou situací prošly, slyšely poděkování našich akcionářů, kteří se konference účastnili. Bylo opravdu důležité ocenit nadstandardní práci, kterou lidé udělali. Kromě toho bylo však obrovsky užitečné sdílet projekty a postupy, které týmy v jednotlivých zemích používají. K tomu byla příležitost na našem virtuálním tržišti (marketplace), které mělo podobu videí a klipů. Tohle sdílení mělo opravdu velký přínos. 

Takto velkou virtuální konferenci napříč světem jste asi ještě nedělali. Jaká byla vaše očekávání

Byla to naše první virtuální globální konference a my jsme chtěli, aby opravdu zaujala a aby se o ní ve firmě mluvilo. Měla být, a skutečně byla, zážitkovým poděkováním za tento těžký rok. Chtěli jsme inspirovat lidi řadou nových myšlenek a nápadů. Když nad ní zpětně přemýšlím, cítím tu energii, kterou mi dala. Bylo pro nás velice stresující připravit akci tak, aby všechno klaplo a technicky fungovalo. Naší noční můrou byla obava, že to nemusí všechno fungovat tak, jak je naplánováno. Měli jsme sice zkušenosti z on-line porad v průběhu roku, ale tahle virtuální konference běžné porady řádově přesahovala. Účastnilo se jí přes 300 lidí z celého světa, vystupovalo na ní 15 externích spíkrů, kteří se připojovali z různých časových pásem a za různých technických podmínek. A zdaleka největší stres pak pramenil z toho, aby se nám také obsahově podařilo vytvořit celistvý příběh, který jsme chtěli účastníkům předat. Musím říct, že zpětná vazba od účastníků potvrzuje, že to byla jedna z nejúspěšnějších konferencí, kterou Home Credit kdy zorganizoval. Třebaže tentokrát byla „jen“ virtuální.

Budete podobné on-line konference dělat i v budoucnu, až bude možné se potkat i osobně?

Budoucnost vidíme v hybridním modelu. Nyní už přemýšlíme o tom, že jako virtuální bychom konferenci dělali dvakrát, třikrát za rok. Vyzkoušeli jsme si navíc, že kromě předávání informací a vzdělávání je možné touto formou podpořit i well-being, který je v této době tak důležitý. Každý den konference začínal cvičením, které kromě cvičitelky jógy vedli i naši top manažeři, akcionář PPF a Group CEO Home Creditu, J.P. Duvieusart, či finanční ředitel skupiny, Christoph Glaser. A odezva byla skvělá. Takže ano, myslím, že díky technologiím budeme v budoucnu pořádat podobná setkání mnohem častěji.

SDÍLET

Nejnovější podcasty

PODCASTY

Všechny originální pořady INFO.CZ ve vašich sluchátkách