PRÁVNÍ SERVIS | V korporátní praxi je běžné, že člen statutárního orgánu není „odborníkem na všechno“. Zákon to po něm ostatně ani nevyžaduje, už jen vzhledem k šíři záležitostí, které daný orgán v rámci obchodního vedení spravuje. Nemá-li statutár v určité odborné otázce (právo, personalistika, účetnictví apod.) potřebné znalosti, má výkonem dané činnosti pověřit třetí osobu (odborníka). A právě v tomto bodě často vzniká mylná představa, že tím odpovědnost členů statutárního orgánu za vyřízení dané záležitosti končí, či je výrazně omezena. Nekončí. Pojďme si proto připomenout, jaké povinnosti se s delegací obecně pojí.
Předně je třeba zmínit, v jakých případech lze uvažovat o „delegaci“ vybraných činností, které spadají do působnosti statutárního orgánu. Výkonem určitých záležitostí může být pověřen (i) zaměstnanec, (ii) externí dodavatel (případ tzv. outsourcingu) anebo (iii) jen některý z členů statutárního orgánu. V prvních dvou případech se jedná o situaci tzv. vertikální delegace (vnější – ve smyslu vně/mimo statutární orgán), ve třetím případě jde o delegaci vnitřní – tzv. horizontální.
Jaké povinnosti je potřeba při delegaci činnosti splnit?
Stejně jako tomu je i v jiných případech výkonu funkce, musí i při delegaci členové statutárních orgánů postupovat s péčí řádného hospodáře (§ 159 občanského zákoníku). Ta při pověření třetí osoby výkonem určité činnosti zahrnuje tři dílčí složky péče, a to náležitou péči při:
- výběru osoby,
- jejím vedení (poskytování součinnosti) a
- kontrole.
Jak vyplývá z výše uvedeného, samotným výběrem třetí osoby povinnosti člena statutárního orgánu rozhodně nekončí. Nicméně již při výběru se lze dopustit řady přešlapů.
Jak správně vybrat vhodnou osobu a jak ji vést?
Pro řešení konkrétní záležitosti by měl statutární orgán vždy volit takovou osobu, která má pro výkon příslušné činnosti dostatečnou odbornou kvalifikaci, o níž není důvod pochybovat. To v prvé řadě znamená, že dotyčná osoba musí mít k delegované činnosti veškerá nezbytná povolení či oprávnění. Jistě tak kupříkladu nelze svěřit rozsáhlé stavební úpravy nemovitostí osobě, která k tomu není vůbec v rámci svého předmětu podnikání oprávněna (což vyplývá z rozhodnutí Nejvyššího soudu sp. zn. 8 Tdo 124/2005). V souladu s péčí řádného hospodáře však nebude ani případ, kdy statutární orgán výrazně podcení i jen zkušenosti či odborné zázemí vybraného dodavatele. To jsou případy oněch „garážových firem“ bez zkušeností, které sice disponují příslušným veřejnoprávním povolením, nicméně pochybnosti o jejich skutečné kvalitě a schopnosti dodat jsou na první pohled zřejmé. Statutární orgány by měly v těchto případech postupovat nanejvýš obezřetně a pochybnosti o kvalitách dodavatele rozhodně nepodceňovat. Obecně platí, že by měly vybírat tak, jak by postupovala jakákoliv jiná „rozumně pečlivá osoba“.
Poté co bude vybrán způsobilý odborník, je statutární orgán povinen vytvořit potřebné podmínky pro výkon jeho činnosti. Zejména je povinen mu srozumitelně vymezit účel nebo cíl služby, poskytnout mu veškerou nezbytnou součinnost k jejímu plnění a adekvátně jej vést. S péčí řádného hospodáře tak např. nebude jednat člen statutárního orgánu, který neposkytne zpracovateli účetnictví nezbytné účetní či jiné podklady nebo před ním nějaké relevantní informace zamlčí, byť i jen z nedbalosti. Podklady a informace, které je statutární orgán povinen zajistit, musejí být „úplné, správné a pravdivé“ (podle rozhodnutí Nejvyššího soudu sp. zn. 29 Cdo 134/2011).
Je třeba vybraného odborníka kontrolovat?
Poslední a v praxi nezřídka podceňovanou podmínkou řádné delegace je kontrola plnění delegované osoby. Na tu jistě nelze rezignovat postojem ve smyslu „věc má na starosti odborník, tím má statutární orgán splněno.“
Právní úprava totiž vyžaduje kontrolu jeho plnění, byť pouze přiměřenou. K naplnění této míry kontroly se v prvé řadě vyžaduje, aby statutární orgán ve společnosti zavedl účinné kontrolní mechanismy, s jejichž pomocí bude možné výkon delegovaných činností vyhodnocovat. To jistě neznamená, že by každý odborný výstup měl být podroben reviznímu názoru jiného odborníka, ale že by si na něj měl statutární orgán učinit vlastní zdravý úsudek, zejména zda mu rozumí a nemá důvod o něm pochybovat.
Pojem přiměřené pečlivosti pak může dostávat zcela jiný obsah v návaznosti na odbornost dotyčného člena statutárního orgánu. Kupříkladu v otázce znalcem zpracovaného ocenění závodu společnosti se bude vyžadovat jiná míra pečlivosti u takového člena orgánu, jež má vzdělání ekonomického směru či dokonce s dlouholetou praxí v oblasti oceňování, než jaká by se vyžadovala u osoby, jež příslušné vzdělání ani praxi nemá. Uvedené platí tím spíše, pokud by šlo o člena s působností finančního ředitele. Ale to se již dostáváme k otázce horizontální delegace.
Jak je to s rozdělením působnosti mezi členy statutárního orgánu?
Horizontální delegací se rozumí stav, kdy je působnost statutárního orgánu rozdělena mezi jeho jednotlivé členy podle určitých oborů (nákup/prodej, účetnictví a daně, právo, personalistika apod.). V takovém případě o otázkách společnosti spadajících do daného oboru nerozhoduje statutární orgán jako celek, nýbrž pouze jeho jednotlivý člen. Přestože i v takovém případě zásadně platí pravidlo o kolektivní odpovědnosti členů statutárního orgánu, má takové uspořádání na odpovědnost jednotlivců nepochybně vliv. A to právě tím, že při zajišťování a kontrole výkonu delegovaných činností se od člena s působností v „sousedské“ oblasti vyžaduje podstatně jiný přístup.
Nelze se však mylně domnívat, že členové mimo oblast dané působnosti jsou z odpovědnosti za záležitosti jiného člena orgánu bez dalšího vyňati. Předně, všichni členové odpovídají za to, jakým způsobem si mezi sebe odbornosti rozdělí, tj. i za to, že některou z působností svěří k tomu kompetentní osobě (odpovědnost za výběr). Pokud by pak tato osoba objektivně nebyla způsobilá danou oblast garantovat (neměla by na to kvalitativní předpoklady), nejde o nic jiného než o kolektivní pochybení všech členů statutárního orgánu, s možným dopadem do jejich odpovědnosti i za následná pochybění dotyčného.
Stejně tak, před správou záležitostí v působnosti delegovaného člena orgánu nemohou ostatní zavírat oči. Bylo ostatně judikováno, že pokud člen statutárního orgánu v rámci horizontální delegace zcela rezignuje na to, aby si zajistil přiměřenou informovanost o záležitostech ostatních členů, nepostupuje s péčí řádného hospodáře a může v takovém případě nést svůj díl odpovědnosti i za pochybení ostatních. Rovněž pak platí, že pokud se dotyčný člen o záležitosti ostatních skutečně zajímá, neměl by ponechat nevyřízené jakékoliv své pochybnosti, které mu v souvislosti s působností ostatních kolegů vzniknou. Naopak by měl trvat na jejich vysvětlení, byť opět platí, že nemusí jít do takové míry podrobnosti, jako v záležitostech své vlastní působnosti.
Co z toho tedy vyplývá
Lze tedy shrnout, že delegace působnosti členů statutárního orgánu je v korporátní praxi nezbytností a pokud je správně provedena, vede ke zefektivnění chodu společnosti. Je k ní však třeba přistupovat s vědomím, že statutární orgán, resp. jeho jednotliví členové, se tím svých zákonných povinností nikdy zcela nezprostí. Pokud má k delegaci dojít, je na prvním místě třeba si položit otázku, zda delegovaná osoba je tou vhodnou a způsobilou danou činnost zajistit. V případě kladné odpovědi je pak třeba této osobě poskytnout jasné a srozumitelné zadání (vymezení úkolů či působnosti), jež plně odpovídá potřebám společnosti, a následně být nápomocen při jeho plnění, zvláště pak v opatřování úplných a správných podkladů. Plnění delegované osoby je dále rovněž třeba průběžně kontrolovat, byť z hlediska rozumné přiměřenosti. Uvedené platí bez výjimky jak v případech horizontální a vertikální delegace, tak i u delegace jednotlivého úkolu či trvalé působnosti.
ŠTILEC & PARTNERS
Autory článku jsou Jakub Štilec a Tomáš Hubáček z advokátní kanceláře ŠTILEC & PARTNERS, která je partnerem rubriky Právní servis na INFO.CZ a garantem korporátní oblasti.
