Kvalita compliance programu může rozhodnout o osudu firmy

Téma compliance a otázky týkající se existence a kvality compliance management systémů jsou zajímavé a aktuální díky tomu, že v trestních kauzách, které mají mimořádnou mediální sledovanost, je často rozhodující i to, zda měla obviněná společnost zavedený funkční compliance program.

Je-li řeč o compliance programech, je třeba je vnímat jako nástroje, které musí být implementovány napříč všemi vnitřními předpisy daného subjektu. Pro jejich úspěšné uplatnění a využití v rámci ustanovení zákona č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim („ZTOPO“), tak nestačí uvádět obecná prohlášení o cíli vyvarovat se všech činností, které by mohly naplňovat znaky trestného činu, nebo nepodporovat a netolerovat jakoukoli formu trestné činnosti, ač i tato v rámci preambulí zpravidla zaznívají.

Tyto úvodní deklarace sice nejsou a priori v nepořádku, nicméně samy o sobě nenaplní požadavky, které na compliance systémy stanoví zákon a odborná literatura. Podle § 8 odst. 5 ZTOPO platí, že právnická osoba se trestní odpovědnosti zprostí, pokud vynaložila veškeré úsilí, které na ní bylo možno spravedlivě požadovat, aby spáchání protiprávního činu zabránila.

V tomto směru je vhodné upozornit na již třetí aktualizované vydání metodiky Nejvyššího státního zastupitelství k otázce aplikace ustanovení § 8 odst. 5 ZTOPO, které pro jeho aplikaci – nebo jinými slovy, pro jeho použitelnost – stanoví základní hlediska, jejichž naplnění napomáhá určení, zda je aplikace daného ustanovení na místě, či nikoli. Je tedy dobré se těmito kritérii a hledisky řídit již v rámci přípravy compliance programu.

V naší praxi se dnes již pravidelně setkáváme s požadavky na nastavení compliance programů na míru danému klientovi. Předpokladem takového nastavení vnitřních mechanismů, které budou chránit klienta i jeho reprezentanty, je pochopení obchodního modelu klienta a jeho day-to-day procesů. 

Bez znalosti konkrétních provozních režimů klienta pak mohou bohužel obecné compliance programy sloužit pouze do té doby, než nastane jakýkoli compliance incident, a čistě formálně psané programy pak nebudou na takové incidenty schopny vhodně reagovat, natož je předem identifikovat, či jim dokonce předcházet.

Jinými slovy, správné nastavení compliance programů není jen podkladem pro ex post reakce na nastalé situace. Jedná se o komplex opatření – materiály, které zajišťují jak předcházení, tak i identifikaci jednotlivých jednání, která by mohla být shledána compliance incidenty. 

Compliance program tak musí zahrnovat detailní úpravu vnitřních předpisů a norem, a konečně takto nastavené procesy musí být nutně aktivně aplikovány a využívány, aby bylo zajištěno jejich efektivní uplatnění a dotčená společnost/příslušný subjekt mohl následně využít možnosti zavedených compliance programů pro účely vyvinění se v rámci trestního řízení.

Jak jsme již dříve upozorňovali, z dosavadní praxe a aktuálního vývoje rozhodovací praxe příslušných orgánů nadále vyplývá jasný závěr, totiž že formalistické používání compliance programů danému subjektu k jeho vyvinění nepomůže.

Současná potřeba kvalitních compliance programů je nepopiratelná, přičemž je zásadní zaměřit se na několik klíčových aspektů. Předně je nezbytné důkladně analyzovat specifická rizika, která se pojí s konkrétní podnikatelskou činností daného subjektu. Identifikace těchto rizik musí vycházet z hluboké znalosti provozních procesů a obchodních aktivit společnosti, aby bylo možné správně definovat oblasti, kde může dojít k potenciálnímu porušení pravidel nebo eventuálně k protiprávním jednáním. 

Nelze se tedy spolehnout na vzorové compliance dokumenty, které nereflektují daná specifika podnikání subjektu, pro jehož účely je compliance program připravován. Současně se nelze spoléhat na jednou vytvořený compliance program, tedy komplex opatření v rámci vnitřních norem, který nebude reflektovat dynamický vývoj společnosti a také příslušné regulatoriky. 

Z hlediska ZTOPO pak takový compliance program nebude s to naplnit podmínky na něj kladené, respektive kladené na možnosti vyvinění příslušného subjektu. Je potřeba dbát na pravidelné aktualizace compliance programů a jejich přizpůsobování podnikání a oboru činnosti daného subjektu, a dále jeho interakcím na dotčeném trhu, to jest i zohlednění externích faktorů, které mohou ovlivnit jeho podnikatelskou činnost.

Dalším důležitým faktorem je vytvoření efektivního systému včasného odhalování compliance incidentů. To znamená, že subjekty by měly zavést mechanismy, které umožní rychlou detekci podezřelých aktivit, a zároveň by měly mít stanovené jasné postupy, jak na tyto situace reagovat. Tyto mechanismy zahrnují například interní audity, kontrolní procesy a jasně definované oznamovací kanály, které umožní zaměstnancům anonymně hlásit jakékoli nesrovnalosti nebo podezření na protiprávní jednání (tzv. „whistleblowing“).

Neméně důležité je i to, aby compliance programy nebyly pouze statickými dokumenty, ale aby se jednalo o dynamické nástroje, které reflektují měnící se legislativní požadavky a aktuální vývoj v oblasti podnikání řešeného subjektu. To znamená, že je nutné pravidelně provádět jejich revize, přizpůsobovat je novým podmínkám a zajistit, aby zaměstnanci a vedoucí pracovníci byli s těmito změnami dostatečně seznámeni. 

Z tohoto důvodu je nezbytné, aby společnosti nejen nastavily compliance program, ale také aktivně monitorovaly jeho efektivitu a přizpůsobovaly ho aktuálním podmínkám. Rizikové faktory se totiž mohou měnit v čase, a to jak v důsledku změn v právním prostředí, tak i vlivem proměnlivosti obchodního modelu konkrétního subjektu. Pravidelné revize compliance programů jsou proto nezbytným prvkem k zajištění jejich funkčnosti.

V této souvislosti je rovněž nutné zdůraznit význam takzvané „compliance culture“ ve společnosti. Zavedení compliance programu by nemělo být chápáno jen jako nutná formálnost, ale jako integrální součást firemní strategie. Klíčovou roli zde hraje podpora vrcholového managementu, který musí jasně deklarovat a prokazatelně uplatňovat principy compliance v každodenním fungování společnosti. To znamená nejen dodržování pravidel, ale i aktivní prosazování etických hodnot a transparentnosti v řízení podniku.

Společnosti, které si tuto skutečnost uvědomují a investují do kvalitního compliance programu, tak nejen minimalizují riziko právních a finančních postihů, ale současně posilují svou důvěryhodnost vůči obchodním partnerům, investorům i státním orgánům. 

V této souvislosti lze uvést potřebu kvalitních compliance programů jako klíčový a efektivní prvek vnitřní regulatoriky subjektu, který se účastní veřejných zakázek a v případě zjištění compliance incidentu bude chtít využít institutu tzv. Self-Cleaningu pro opětovnou účast v rámci zadávacích řízení, respektive veřejných zakázek obecně. V konečném důsledku se tak efektivní compliance programy stávají nejen ochranou před právními důsledky, ale i významnou konkurenční výhodou.

Vzhledem k současnému trendu zpřísňování právní regulace a rostoucího důrazu na etiku podnikání lze očekávat, že význam dobře fungujících compliance programů bude i nadále růst. Firmy, které se této problematice věnují s dostatečným předstihem a odpovědností, tak získávají nejen právní jistotu, ale i stabilní základ pro dlouhodobě udržitelné podnikání.